Quelle application de gestion électronique des documents ?

Il existe de nombreuses applications de gestion électronique des documents pour la numérisation, l’indexation, l’archivage des documents…

Comment garantir la protection d’une base de données ?

Vous souhaitez mettre en place un outil de gestion électronique des documents et vous vous demandez comment garantir la protection d’une base de données ? Nous répondons à toutes vos questions dans cet article de blog.

Tout d’abord, qu’est-ce-que la gestion électronique des documents (GED) ?

La GED est un moyen d’optimiser la gestion et l’exploitation des documents et des données qui leur sont associées par des moyens électroniques spécialisés et performants. Ces moyens électroniques utilisés sont en général des logiciels spécialement dédiés à la gestion des documents et prennent en charge de nombreuses actions comme la numérisation, la validation, l’indexation, le classement et l’archivage des documents. L’utilisation de cette solution électronique pour la gestion des documents est très pratique, permettant aux utilisateurs de passer moins de temps à sauvegarder et classer leurs documents, leur donnant ainsi la possibilité de se consacrer pleinement à leur cœur d’activité. C’est aussi un bon moyen d’harmoniser l’ensemble des processus au sein d’une entreprise puisque la centralisation des informations va servir à améliorer la collaboration entre les différents services et faciliter l’accès à l’information.

Pourquoi sauvegarder ses données est-il important ? 

La sauvegarde des données est une étape importante et indispensable pour toute entreprise, puisque c’est un moyen de pouvoir accéder aux données, le principal avantage est donc de pouvoir y accéder à partir de n’importe quel point d’accès. Le choix d’une solution de GED adaptée est important. Il vous faudra alors déterminer vos préférences et choisir parmi les différentes solutions proposées sur le marché selon ce qui correspond le plus à votre budget.  Avant de passer à la sauvegarde de vos fichiers, il est important de procéder au préalable à un audit interne de l’état de vos archives et de votre situation documentaire.

Quelles sont les étapes de la mise en place d’un logiciel d’archivage des documents ?

Avant de penser à la protection de sa base de données, voici les 4 étapes à maîtriser pour mettre en place un logiciel avec plus de valeur ajoutée qu’un logiciel d’archivage des documents, autrement dit un logiciel de gestion électronique des documents :

  1. L’acquisition des documents. Cette première étape peut résulter d’un processus automatique par la numérisation des documents mais aussi d’un processus humain par la création du document. La création des documents peut provenir de différentes sources, soit par la numérisation de documents papiers déjà existants avec des scanners, soit par l’intégration de documents électroniques existants soit, enfin, par l’échange de documents électroniques entre les systèmes informatiques de 2 entités distinctes. On passe ensuite à l’enregistrement de documents qui consiste à attribuer une référence conforme aux règles de gestion de l’organisme et répondre à des utilisations diverses du document comme la création de copies révisables et copies de diffusion. À la suite de l’enregistrement des documents vient leur classement dans un espace informatique accessible par l’ensemble des utilisateurs et peut se faire automatiquement. Enfin, une fois classés, les documents devront être indexés pour faciliter leur exploitation. Le choix peut se porter sur l’indexation par type, qui utilise les métadonnées du document ou alors l’indexation par mot-clé (c’est-à-dire sélectionner les termes qui apparaissent le plus souvent dans le document).
  2. La gestion des documents. Cette deuxième étape a trait à tout ce qui est en lien avec la sécurité et les droits d’accès, l’administration des documents, la variation du document (changement d’état, de statut) et enfin l’évolution du document. On donne de la valeur au document en l’enrichissant, en le faisant circuler dans des workflow, on assure la traçabilité du document.
  3. Le stockage des documents. Cette étape nécessite de s’intéresser au support, à l’organisation et à la durée de conservation des documents stockés. Le support doit être adapté à la taille des documents et à la fréquence de consultation, l’organisation peut être pesée selon le type de contenu (texte, vidéo, photo…) et la durée de conservation doit être réfléchie pour permettre une épuration régulière du système pour faciliter le stockage et alimenter les archives. Il y a aussi des délais de conservation légal des documents.
  4. La diffusion des documents. Cette dernière étape traite du processus de restitution des documents qui peut se faire via l’intranet mais aussi par envoi de liens sécurisés avec un délai de consultation.

Comment se mettre en conformité avec le RGPD lorsqu’on a recours à la GED ?

On a défini la GED qui a un impact sur le RGPD et on se demande comment se mettre en conformité avec le RGPD ?

Tout d’abord, qu’est-ce le RGPD ? C’est le Règlement Général sur la Protection des Données qui vise à encadrer le traitement des données personnelles sur tout le territoire de l’Union Européenne. Le RGPD impose donc aux entreprises la mise en place de mesures qui garantissent la protection des données personnelles. La GED, à travers un logiciel, permet de stocker, gérer mais aussi sécuriser un ensemble de données. L’accès est de surcroît, souvent contrôlé via un coffre-fort numérique en fonction des droits des collaborateurs, ce qui rend les données visibles et exploitables uniquement par les collaborateurs qui en ont l’autorisation. La GED est donc un outil stratégique pour la mise en conformité avec le RGPD par l’utilisation d’une plateforme unique pour le stockage, la gestion et l’utilisation de données. La vision globale que permet la plateforme aide au respect du règlement de protection et à la gestion des données personnelles.

Quelles fonctionnalités d’un logiciel de GED facilitent les procédures internes de conformité avec le RGPD ?

  • Les dates d’ajout, de consultation et de modification d’un document sont enregistrées. Un paramétrage permet alors de limiter le traitement d’un document. Lorsque la finalité des données personnelles utilisées arrive à échéance, le logiciel de GED les supprime souvent pour assurer la conformité au RGPD. Non pas toujours
  • La traçabilité des documents. Elle permet de tenir un registre pour informer les équipes du caractère de la donnée et des droits quant à son utilisation.
  • Les historiques de traçabilité des documents. Ils permettent au DPO qui est chargé de vérifier la conformité au RGPD d’avoir la preuve que le règlement est correctement appliqué.

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